Фестиваль Chaos Constructions'2004 - Организация (2004 г.)

Автор: Пётр Соболев, 7 сентября 2004

(В Компьютерре от 14 сентября 2004 года (#34)  данная статья была опубликована под названием "Организация Хаоса", с небольшими сокращениями)


О демосцене и demo party писалось уже не раз. Как правило, однако, это были или впечатления посетителей или рассуждения на тему того, что же такое demo party (иногда называемая у нас фестивалем) и каким они должно в идеале быть.
В этой статье предлагается несколько иной взгляд. Это взгляд одного из организаторов на то, как организуется подобное мероприятие. Конкретно, речь пойдет об организации Chaos Constructions'2004, которая прошла 21 и 22 августа в Санкт-Петербурге. Формат журнальной статьи не позволяет сильно развернуться (за 7-8 лет опыта и информации накопилось на толстую книгу), поэтому будут отмечены лишь наиболее важные моменты, которые совершенно необходимо знать тем, кто пытается или планирует в ближайшее время организовать подобное мероприятие.

ДЕНЬГИ

Вначале нужно кое-что пояснить. Demo party в России уже имеют историю (с 1995 года) и свою специфику. В отличие от западных (к примеру, от финской Assembly) у нас хотя бы даже вернуть вложенные в такое мероприятие деньги практически нереально. Еще ни разу никому не удалось найти серьезных полномасштабных спонсоров - только на какие-то отдельные вещи (компьютеры, помещение, видеопроектор). Тому есть в том числе и объективные причины - конкурсные работы весьма специфичны, причем являются свободно распространяемыми. Подготовка должна начинаться заблаговременно, переносить сроки не представляется возможным. Цены на билеты нельзя сделать высокими, сама суть фестиваля малопонятна для большинства людей, включая прессу.
Даже в Европе организаторам Assembly окупаемость дается каждый раз непросто (причем с учетом дополнения Assembly посторонними вещами, именно с целью привлечения бизнеса).
У нас недостаток средств полностью (а в Финляндии - частично) компенсировался энтузиазмом организаторов. Но энтузиазм - вещь недолговечная.

В этом году мы впервые взяли за отправную точку простой факт - спонсоров нет и, очевидно, не будет. А ведь на голом энтузиазме нормальное помещение не снимешь, серьезную охрану не обеспечишь, технику не арендуешь.
Нами была примерно оценена минимальная сумма, которая позволила бы провести CC'04 ощутимо лучше, чем в прежние годы. Сумма составила $5000. Эти деньги были собраны организаторами из личных средств. Имея такую точку отсчета мы уже могли спокойно заниматься организацией зная, что если что-то произойдет, это не будет фатальным. К примеру, когда у нас появился спонсор и через пару месяцев исчез, не выполнив обещание, потеря обещанной суммы разве что слегка испортила настроение, не более того.

Для того, чтобы постоянно иметь представление о расходах и имеющихся средствах, нами был реализован электронный бюджет, где любой из организаторов через сайт мог ознакомиться с текущим положением дел, включая информацию по отдельным статьям (сгруппированным по тематике) и дефиците/профиците, контролировать расход общих денег. Электронный бюджет был частью единой системы (реализованной на PHP + MySQL) осуществляющей, в числе прочего, регистрацию посетителей, бронирование и выкуп билетов, прием конкурсных работ и, собственно, официальный сайт фестиваля с лентой новостей и форумом.

Впрочем, обо всем по порядку.

ВРЕМЯ

Оптимальное время для проведения demo party - август. У людей появляется свободное время (отпуска, каникулы), они совмещают визит с отдыхом и осмотром достопримечательностей, летом нет проблем с одеждой, грязью. Однако, есть и отрицательные моменты - уезжают на отдых и те, кто необходим для организации demo party.
Объявлять о дате проведения demo party необходимо за 5-6 месяцев, в противном случае мало кто сумеет (в свободное от основной работы время) подготовить конкурсные работы. Нельзя изменять объявленную дату менее чем за три месяца (люди могут уже купить билеты, договориться об отпуске и т.п.)
В России demo party стандартно идет два выходных дня с перерывом на ночь. Хотя перерыв и вызывает проблемы для иногородних (вынужденных искать место для ночлега), однако цены на аренду и оплату работы людей 24 часа в сутки оказываются слишком велики.
Растягивать demo party более чем на 2 дня также не следует - в будние дни большинство людей работает.
Что касается графика, то у нас он дается ориентировочно. Время обычно оказывается сильно смещенным, однако распределение конкурсов по дням почти никогда не меняется (лишь порядок конкурсов в течении дня, да и то незначительно).

ПОМЕЩЕНИЕ

К помещению для проведения demo party мы предъявляли ряд требований. Раньше приходилось идти на серьезные компромиссы, но с появлением серьезного бюджета ситуация стала иной. Требования примерно следующие:
- зал должен вмещать не менее 800 человек
- вне зала должен быть либо прямой выход на улицу, либо место, где народ мог бы курить и пить не вызывая недовольства милиции и владельцев помещения
- достаточное количество и легкая доступность туалетов
- до помещения должно быть легко добраться пешком или на общественном транспорте.
- отдельные запирающиеся помещения для организаторов и техники
- наличие точек питания и отдыха

В конечном итоге мы нашли хороший вариант (ЛДМ), который обошелся примерно в $2000 за два дня.

Что касается размещения посетителей на ночь, то этот вопрос все решали самостоятельно, без помощи организаторов.

ВИДЕОПРОЕКТОР И ЭКРАН

Вторым ключевым моментом является видеопроектор. Яркость не менее 3000 лм, с корректировкой трапеции, SVGA и S-Video входами. Естественно, аренда. Стандартная дорогая цена - это порядка $500 за двое суток. Причем, в некоторых случаях требуется залог, равный стоимости проектора - порядка $4000. Нам проектор обошелся в конечном итоге сравнительно дешево - $260. Но чтобы собрать сумму залога - пришлось побегать.
Экран, к счастью, уже был в помещении. Даже три. Но подходил только один, стационарный. И здесь мы столкнулись с еще одной проблемой - общедоступные проекторы не могут давать большое изображение с маленьких (3-4 метра) расстояний. Следовательно, проектор нужно было слегка выносить в зал, и обеспечивать там его сохранность, тянуть до него кабели.

ОХРАНА

Обеспечение порядка и сохранности оборудования - это третий наиболее важный момент, наряду с помещением и проектором. Полагаться на здравый смысл посетителей или на охрану из добровольцев в таком деле весьма опасно, особенно, если число посетителей превышает 200 человек (опыт ENLiGHT'97 показал это очень ярко). Основная проблема - спиртные напитки (включая пиво). Их употребление и наличие в зале должно быть исключено. Следует быть готовыми к массовым возгласам "что за demo party без пива!" (при корректной работе охраны, те же люди потом будут высказываться положительно), к попытками пронести спирт в емкостях из-под других напитков и т.п.

Умудренные опытом, в этом году мы работали со профессиональной охраной из пяти человек которая, помимо проверки билетов и очевидных функций, ограничивала доступ людей в зоны предназначенные только для организаторов. Этих 5 человек было достаточно, чтобы контролировать около 400 посетителей, проверять билеты и присматривать за расположенным в зале оборудованием. Работу охраны координировал один из организаторов. Серьезными инцидентами, в том числе всем что происходит за пределами зала, занималась уже охрана самого ЛДМ.

БИЛЕТЫ

Билеты можно было забронировать заранее на сайте, а затем выкупить по приезду на место. Забронировавшие билеты платили за них меньше, чем все остальные. Бронирование проверялось при продаже билета, по базе данных сайта (был обеспечен доступ в Интернет по выделенной линии). Надо отметить, что из тех кто забронировал билеты приехало около половины (большая часть предпочла купить билет сразу на месте).
Что касается самих билетов, то было решено использовать опыт Assembly и аквапарков - билет представлял собой ленточку из очень прочного и водостойкого материала, которая фиксировалась на запястье посетителя так, что снять ее можно было лишь разорвав. Таким образом, купив билет в первый день, человек мог свободно ходить туда и обратно оба дня. При этом передать билет другому было практически невозможно.
Использовались двух цветов - для посетителей и для организаторов.

СВЯЗЬ

Изначально в нашем распоряжении имелось 8 маломощных раций. Первоначально предполагалось, что ими будут пользоваться организаторы и один человек из охраны, но практика внесла коррективы и все охранники получили по рации, остальные три остались у основных организаторов. Все рации работали на одном канале и были, в частности, очень полезны для быстрого поиска и вызова нужного человека в нужное место. Мобильные телефоны на самом мероприятии использовались почти исключительно для связи с внешним миром, но не между организаторами. Электронные средства связи (icq, email и т.п.) оказались неэффективными в столь динамично меняющейся обстановке.

ПРИЕМ РАБОТ

О правилах конкурсов было широко объявлено за много месяцев до CC'04. Однако, большинство людей использовали этот срок нерационально и более 90 процентов работ мы получили в течение последнего месяца. Впрочем, такое явление характерно и для западных demo party.
Был заранее обозначен крайний срок сдачи работ - 15 августа (т.е. за 6 дней до начала) и заявлено, что после 15 августа прием работ не гарантируется. Исключение официально сделали для работ, которые написаны для нестандартных устройств (не предоставляемых оргкомитетом), а также для Wild и Animation, поскольку на эти два конкурса обычно представляют видеоролики, размер которых доходит до сотен мегабайт.

К сожалению, привычка участников заканчивать свои работы буквально в последние дни и часы перед началом соответствующих конкурсов приводила к ряду проблем, включая потерю работ, показ старой версии работы вместо новой, по некоторым конкурсам - к невозможности произвести полноценный предварительный отбор работ с участием жюри из нескольких человек и т.п. Причем, если для PC срок сдачи работ был выдержан достаточно жестко (и почти все работы к 15 августа у нас уже были), то работы для ZX Spectrum к 15 августа практически отсутствовали. Так, 5 из 6 demo для Spectrum появились у нас только за несколько часов до начала соответствующих конкурсов. Подобная ситуация вызвана отчасти тем, что авторы работ для ZX Spectrum (особенно живующие в небольщих городах) часто не имеют доступа к Интернету, либо не умеют им пользоваться не имея PC. Рассчитывать же на традиционную почту довольно сложно.

Специально разработанная система позволяла участникам регистрировать на сайте свои работы с указанием всей информации, а организаторам добавлять свои комментарии, указывать принята ли работа, причину отказа, порядковый номер показа и ряд других параметров.
Нами было уделено недостаточно внимания вопросу постоянного обновления базы - ответственные за каждый из конкурсов не считали необходимым, либо не умели вносить изменения, в результате чего позднее возникли проблемы с правильным выводом результатов конкурсов.

ПОКАЗ

До 2004 года на российских demo party показ работ на большом экране осуществлялся полностью "вживую". Это приводило к "зависаниям", непредсказуемым сбоям. Необходимо было перезагружать компьютер для запуска очередной работы, что вело к длительным паузам. В то же время, на финской Assembly уже пару лет использовали предварительную оцифровку работ - перевод в форму видеоролика и затем показ таких роликов с нужными вставками и паузами. В этом году мы решили поступить также. Важными факторами в выборе технологии оцифровки были:

- Высокое качество (в первую очередь - достаточно высокое разрешение)
- Оцифровка demo и intro работающих в разных видеорежимах
- Возможность выноса проектора на большое расстояние от компьютера
- Дешевизна и доступность решения

После проверки был выбран наилучший, по нашему мнению, вариант - сигнал брался с видеовыхода карты Radeon 9800, подавался на S-Video вход mini-DV камеры и полученный DV поток передавался с камеры по FireWire в другую машину, где записывался в файл. В Adobe Premier к полученным файлам добавлялось по несколько секунд черного экрана в начале и в конце и формировалась последовательность показа данного конкурса, вставлялись номера работ. Результат проигрывался через карту DV500, преобразующую DV поток в обычный видеосигнал, который по 10-метровому S-Video кабелю подавался на проектор.

В промежутках между показом смонтированных фрагментов с помощью специально написанной на Flash программы показывались различные информационные сообщения, названия конкурсов. Эта программа работала на другом компьютере и для переключения использовался простой переключатель S-Video/Audio 3x1.

КОМПЬЮТЕРЫ И СЕТИ

В общей сложности нами использовалось около 20 компьютеров на время предоставленных без каких-либо условий фирмой "Реквизит". Было заранее определено, как будет использоваться каждый из них, какой конфигурации он должен быть и где примерно располагаться. Основные функции были следующими: система бронирования и выкупа билетов, справочная (infodesk), показ работ, показ заставок, оцифровка, запуск конкурсных работ, репортажи, сервер, а также 6 машин предназначенных для проведения realtime конкурсов (написания заранее неизвестной программы или музыки за заданное время) и несколько машин общего назначения.

Большая часть компьютеров была связана витой парой, однако пресс-центр, расположенный в другом конце зала, использовал связь по Wi-Fi.

Завоз техники осуществлялся в два этапа - сначала на промежуточную базу, где все предварительно настраивалось и устанавливался софт. Затем, за сутки до начала CC'04, уже на место. Там протягивались силовая и локальная сети, расставлялась техника и все настраивалось уже окончательно. Все три ночи техника дополнительно охранялась организаторами. Для перевозки техники (включая экспонаты выставки) были задействованы Газель и вместительный джип. Надо отметить, что в нулевой день использовалось одновременно две машины - одной не хватило бы.

ВЫСТАВКА

Поскольку в этом году организаторы сильно ограничили доступ в свою зону посетителей и участников (что было вынужденной мерой - иначе невозможно работать), было решено параллельно сделать шаг навстречу и устроить прямо в зале выставку исторических компьютеров, чтобы зрители могли не только смотреть на экран сидя в креслах, но и посмотреть на интересные машинки, пообщаться с их владельцами и между собой.
Идея была успешно реализована - в общей сложности на выставке оказалось порядка 20 экспонатов. От арифмометра и "Искра-12" до Commodore, Atari, Pegasos, Silicon Graphics Indigo.
Любой желающий мог поставить свой экспонат - мы обеспечивали стол, розетку и транспорт (в случае, если машинка была большой). Обязательным требованием была работоспособность всех компьютеров.

ПОДСЧЕТ ГОЛОСОВ, РЕЗУЛЬТАТЫ

Традиционно на demo party победитель в каждой из номинаций определяется путем голосования зала. На Assembly большинство посетителей приезжают на своих машинах со своими компьютерами, поэтому там этот вопрос технически решается элементарно. У нас же большинство - это простые зрители, так что использование компьютеров для голосования невозможно (установка терминалов привела бы к длинным очередям, не говоря уже о неудобстве - для голосования пришлось бы вставать с места, проходить пол-зала и т.д.) Поэтому, решение было более простым.
Каждая демонстрируемая работа имеет номер в рамках текущего конкурса. Зрители, получив вместе с билетом блокнот с анкетами для голосования и авторучку, могут поставить каждой работе заслуженный балл.
Поскольку в зале темно, для того чтобы люди могли голосовать, использовались два прожектора ультрафиолетовой подсветки (листы бумаги в УФ лучах светятся). Заполненные анкеты сдавались в оргкомитет либо сразу, либо в конце CC'04. Считался средний балл по каждой конкретной работе (из всех, кто за нее хоть как-то проголосовал).
Главным образом из-за организационных ошибок, подсчет результатов и подведение итогов значительно растянулось, хотя никаких объективных причин для этого не было.
Награждение включало дипломы и грамоты, а также один специальный приз, вручаемый от имени оргкомитета.
Уже в конце второго дня конкурсные работы стали доступна на FTP и на CD-R непосредственно на CC'04.

ПРЕСС-ЦЕНТР

Оба дня CC'04 действовал пресс-центр в функции которого входило:

Освещение просходящего на сайте ( http://cc.enlight.ru )

- Регулярное обновление новостной ленты сайта
- Фотосъемка (либо сбор сторонних фотоматериалов) и выкладывание их на сайт с сортировкой по темам
- Интервью с посетителями и героями дня. Репортажи, в том числе с выставки

Во второй день на сайте работали две вебкамеры, одна из которых показывала общий вид зала с экраном и использовалась также организаторами для контроля происходящего в зале из других помещений.

Другой задачей пресс-центра являлось взаимодействие со съемочными группами и другими журналистами с тем, чтобы простые вопросы решались без привлечения основных организаторов, чтобы журналисты имели как минимум официальные трактовки событий, а не только слухи и мнения посетителей.

Для журналистов и съемочных групп был открыт доступ в зону, где работали организаторы.

ОБЩАЯ КООРДИНАЦИЯ

Общее руководство осуществляли на равных правах два человека. Жесткого разделения сфер ответственности не было, также как и каких-либо нестыковок или конфликтов на этой почве. Однако, подобная практика двоевластия скорее исключение из правил и перенимать этот опыт не рекомендуется.
Также существовали ответственные за направления. Изначально мы пытались максимально сократить их число (Конкурсы, Работа с людьми, Пресс-центр, IT, Подведение итогов, Дополнительные мероприятия, Обеспечение), однако практика показала, что в нашей конкретной ситуации лучше работает более аморфная структура (т.е. около 20 ответственных за более специализированные направления, а непосредственно над ними - общее руководство из двух человек).

БЮДЖЕТ. ИТОГИ.

Подводя итог, перечислим основные статьи бюджета (конкретных статей более 150, для краткости здесь они сгруппированы):

Оборудование (аренда, покупка) $650
Обеспечение безопасности (охрана) $250
Наемный персонал помимо охраны $150
Аренда и дополнительные расходы по ней $2000
Полиграфическая продукция $800
Разное ~$1000

Всего - порядка $5000

Дополнительно - залог в $4000 за проектор, который мы получили обратно после окончания CC.

Кое-что (транспорт, связь, оборудование) было обеспечено также за счет организаторов, но в форме услуг (т.е. нельзя посчитать сколько это стоило).

Примерно 1/6 суммы была компенсирована на билетах и, совсем немного, на компакт-дисках.

Несколько обобщая, отмечу еще несколько моментов. Опыт CC'04 показал, что наличие определенной суммы денег может качественно повысить уровень проведения фестиваля. Как минимум за счет того, что создаются условия для эффективной работы организаторов - они больше не должны выполнять функции справочного бюро, охранников, уборщиков мусора и продавцов билетов одновременно.

Кроме того, когда сами организаторы и их помощники видят, что уровень мероприятия вырос, что деньги расходуются эффективно и открыто, для них это становится стимулом в работе. Это чрезвычайно важно потому, что почти весь квалифицированный персонал (программисты, видео и звук, электронщики, админы, IT и т.п.) задействованный в организации является неоплачиваемым. Дело в том, что оплата специалистов столь высокой квалификации потребовала бы увеличения бюджета примерно в 10 раз, что нереально.
Тесно связан с этим вопрос заинтересованности такого персонала в своей работе. Заставлять добровольцев выполнять указания только в тех областях, которые необходимы в данный момент - не удастся. Каждый из них желает заниматься также и тем, что интересно ему самому. Поэтому в реальности, за редкими исключениями, каждый такой специалист занимается то одним, то другим делом.

Это, а также чрезвычайная сжатость сроков проведения demo party, требует от руководителей оргкомитета постоянно принимать огромное количество решений и все время следить за несколькими направлениями работы. Достаточно отвлечься на 10 минут и может быть объявлено начало конкурса для которого, к примеру, еще не определен порядок показа работ или не все работы готовы.
В связи с этим, на будущих demo party нужно будет пытаться разгрузить организаторов за счет введения ответственных за обновление базы, за хозяйственную часть, за показ работ и (при наличии средств) обеспечить трех-четырех человек персональными компактными tablet-pc с Wi-Fi, которые они могли бы постоянно носить с собой и, таким образом, обладать всей важной информацией о процессе приема-оцифровки-показа работ и подсчета результатов.

Петр Соболев (Frog), оргкомитет CC'2004
7 августа 2004 года

 

ВРЕЗКА 1:

Chaos Constructions demo party - фестиваль компьютерного искусства, который проводился в Санкт-Петербурге летом 1999, 2000, 2001 и 2004 гг. Основные конкурсы - demo (программа сочетающая видео- аудио- эффекты, объединенные сюжетом), графика, музыка, игра, flash, анимация. Платформы: PC, Amiga, ZX Spectrum.

ВРЕЗКА 2:

Перечислим людей, благодаря которым состоялось CC'04:
Raiden (Максим Фатеев), Hunter (Сергей Шолохов), Zmej (Андрей Серов), Oldayn (Евгений Барбашин), Riddle (Виталий Лунев), Aamonster (Алексей Монастыренко), Random (Всеволод Потапов), Frog (Петр Соболев), L0d (Илья Сапрыкин), Hurtman (Максим Романов), Kevin (Денис Курлаев), Tiggr (Игорь Турашев), LAV (Андрей Литвинов), Bpm (Владимир Ларьков), Kross (Екатерина Российская), Newart (Вячеслав Калинин), Kizil (Дмитрий Кизилов), Денис Подольский (Slash_ATD), Nikitos (Никита Литвинов), Виктор Потапов, StarGuest (Александр Старков), Theta (Тимофей Лянгузов), Галина Ивановна, Vas (Василий Голубев), Hex (Владимир Фрунзе), Inckie (Александр Смирнов), Lexus (Алексей Гурьев), Alien (Дмитрий Будник), SkyWalker (Леник Теренин), Константин Голубев, Василий Герасимов, Олег Твердунов, Андрей Харитонов, Weird (Екатерина Герасимова), Fox (Александр Кухаренко) и другие.
 

-eof-